Nhân viên Hành Chính/Thu Mua

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh,Kế toán hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Admin mua hàng, Hỗ trợ thu mua, Kế toán thanh toán).
• Sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết)
• Thành thạo tin học văn phòng
• Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản lý là một lợi thế lớn.
• Có kiến thức về chứng từ thương mại, hợp đồng và quy trình thanh toán.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và có tư duy sắp xếp hồ sơ khoa học.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với các phòng ban (Kế toán, Kỹ thuật, Vận hành).
• Kỹ năng quản lý thời gian và theo sát tiến độ công việc (Follow-up) tốt.
• Trung thực và có trách nhiệm cao trong công việc.
  
  

1. Quản lý hồ sơ & chứng từ mua hàng

• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mua hàng:
• Yêu cầu mua hàng (PR)
• Báo giá, bảng so sánh giá
• Hợp đồng, phụ lục
• Tạo yêu cầu mua hàng trên hệ thống.
• Theo dõi tình trạng yêu cầu mua hàng, nhắc nhở các bên liên quan khi cần
• Lưu trữ hồ sơ mua hàng (bản cứng & bản mềm) theo đúng quy định.

2. Hỗ trợ quy trình mua hàng

• Tạo và theo dõi đơn đặt hàng (PO) trên hệ thống (nếu có).
• Theo dõi tiến độ giao hàng, nghiệm thu, bàn giao.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (kế toán, kỹ thuật, vận hành…) để xử lý phát sinh.

3. Quản lý dữ liệu & báo cáo

• Cập nhật dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ: Danh sách hợp đồng/PO, Tiến độ mua hàng, Tình trạng thanh toán.

4. Hỗ trợ thanh toán

• Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán.
• Tạo yêu cầu thanh toán trên hệ thống.
• Theo dõi tiến độ yêu cầu mua hàng.
• Phối hợp với kế toán theo dõi tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp.

5. Hỗ trợ hợp đồng

• Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
• Phối hợp với các nhân viên mua hàng trong việc duyệt, theo dõi hợp đồng.
• Cập nhật tình trạng thời gian hợp đồng cho trưởng phòng.